Вступление
Умение грамотно составить письмо — одна из важных составляющих успешного ведения бизнеса. Чтобы вести переписку в этой сфере, нужно быть грамотным и учитывать правила для официальной корреспонденции. Несколько ошибок могут испортить впечатление о компании и ее опыте.
В статье рассмотрим, что такое деловое письмо, общие правила официальной переписки, изучим удачные примеры, а также какие слова и выражения стоит избегать.
Что такое деловое письмо
Деловое письмо — это формальное письменное сообщение, которое используют для коммуникации между компаниями, организациями, индивидуальными предпринимателями, работниками и клиентами.
Письмо может содержать запросы, предложения, рекламные материалы, информацию о продуктах и услугах, уведомления и другую информацию. Цель официальной корреспонденции — как-то повлиять на профессиональные отношения с собеседниками. Например, возобновить их или, наоборот, прекратить.
Официальные письма могут быть на разных языках и в различных форматах: электронные письма, бумажные письма, факс и т. д. Ниже рассмотрим классификацию деловых писем чуть подробнее.
Виды деловых писем
Разнообразие видов деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики, необходимостью взаимодействия между контрагентами, развитием и постоянным совершенствованием доступных каналов коммуникации.
В связи с этим выделяют несколько видов писем:
- Запросы
Они нужны, чтобы запросить информацию, продукты или услуги у другой компании или организации.
- Уведомления
Они сообщают об изменениях и новинках. Например, такие письма отправляют, если у компании изменился график работы или контактные данные.
- Заявления
Они нужны для оформления заказа, информирования о совершении какого-либо действия, выражение претензии. Например, заявление на получение кредита, заявление об увольнении, жалоба на качество продукта или услуги.
- Предложения
Они расписывают условия сотрудничества или партнерства, например, для совместной разработки нового продукта, коммерческие предложения.
- Благодарности
Они выражают эмоции пишущего по отношению к успешной покупке продукта, услуги или к другим действиям. Например, поблагодарить можно за успешно проведенную бизнес-встречу или за качественно выполненную работу.
Чтобы правильно определить какой вид письма подходит для конкретной ситуации и как его оформить, нужно знать общие правила бизнес-переписки. Их мы и мы рассмотрим ниже.
Общие правила деловой переписки
Чтобы деловое письмо было эффективным, нужно учитывать требования к структуре, стилю и оформлению. Грамотно написанный документ создаст положительное впечатление об отправителе и расположит его к сотрудничеству. Ниже мы собрали несколько элементов, которые определяют качественное письмо.
- Конкретика
Чем точнее описана тема, тем легче получателю письма понять главную мысль письма.
- Вежливость
Она может проявляться в выражениях “С уважением”, “С наилучшими пожеланиями”, а также тоне и обращении на “вы”.
- Простые предложения
Не стоит нагромождать тексты причастными и деепричастными оборотами, большим количеством прилагательным, чтобы не искажать мысли для читателя.
- Нейтральный тон
В деловой переписке не нужны эмоции, лучше придерживаться спокойного повествовательного тона.
- Информативность
Вместо бессмысленных вступлений, личных высказываний, исторических отступлений лучше использовать цифры, факты, конкретику.
- Структурированность
Необходимо придерживаться правила один абзац — одна мысль”, так легче воспринимать официальную корреспонденцию.
- Отсутствие ошибок, исправлений и помарок
Множество опечаток может испортить впечатление об отправителе, а ошибки в цифрах и фактах — полностью исказить посыл письма. Поэтому лучше проверять текст перед отправкой.
- Полные форм слов
Символы в письме бесплатные, так что, чтобы не путать читателя, лучше писать слова полностью: вместо “ул.” — “улица”, “г-н” — “господин” и т. д. Сокращение допустимо только для единиц измерения.
Как написать деловое письмо
При написании письма нужно придерживаться структуры и правил письма. Ниже мы составили алгоритм, который поможет написать хорошее деловое письмо.
Шаг 1: Оформление шапки письма и заголовка
Заголовок письма должен быть конкретным, емким, но информативным. Это одно предложение, которое отражает основную суть или цель отправки письма. Но не стоит использовать слишком длинные заголовки: во-первых, это запутает читателя, а во вторых, сам документ будет выглядеть неряшливо. В электронных письмах длинные заголовки могут не отобразиться полностью — и это нередко приводит к неловким ситуациям.
Лучше делить шапку документа на две части. В левой располагается штамп с указанием названия организации, почтовым адресом, контактными данными, банковскими реквизитами, датой и номером письма. В правой — данные получателя в родительном падеже: название компании, должность получателя, его ФИО.
Под шапкой пишут заголовок, который указывает даёт понять вид письма: извещение, заявление, уведомление и т. д.
Шапка электронного письма формируется автоматически и обычно состоит из адреса отправителя, адреса получателя, темы письма, даты и времени отправки. В шапке письма могут также указываться адреса электронной почты лиц, которые также получают копию письма или скрытую копию.
Шаг 2: Создание структуры
Структура письма состоит из нескольких элементов, которые помогают организовать информацию и сделать сообщение более понятным:
- шапка письма содержит контактные данные отправителя и получателя, а также дату и тему письма;
- приветствие — это начало письма, где адресат обращается к получателю, например, оно может быть в форме «Уважаемый(-ая) гражданин/гражданка Иванов(а)»;
- введение — это короткая вступительная часть, в которой можно описать цель письма, представить себя и свою компанию или установить контекст сообщения;
- основная часть письма содержит самое главную информацию, которую отправителю нужно передать, например, описание просьбы или ответ на запрос;
- заключение — это часть письма, где можно подвести итог, призвать к действию, выразить благодарность за внимание;
- прощание — это заключительная часть, которую использует отправитель для прощания с получателем, обычно это фраза «С уважением» и подпись.
Структура электронного письма мало чем отличается от бумажного. Основные отличия могут быть в прощании и подписи. Эти блоки можно сгенерировать заранее и сделать одинаковыми для всех писем. Они могут включать в себя название компании и ее логотип, иконки и ссылки на соцсети, меню со ссылками на разделы сайта, контакты (телефон, адрес электронной почты, мессенджеры).
Шаг 3: Проверка форматирования текста и ошибок
Весь текст нужно отформатировать так, чтобы его было легко читать и понимать. Размер шрифта, отступы, межстрочные интервалы должны соответствовать стандартам.
В России оформление бумажной деловой документации регламентировано по ГОСТ Р 6.30-2003. Например, там содержатся следующие требования:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman, кегль 12 для текста и 14 для заголовков);
- одинарный интервал;
- отсутствие цветных отметок или неуместного начертания шрифтов;
- разбивка на абзацы.
Перед отправкой письма нужно проверить его на наличие ошибок в грамматике, орфографии и пунктуации. Некоторые ошибки могут привести к неправильному толкованию или неправильным действиям со стороны получателя. Например, неправильное число или дата может нарушить логистику и сроки доставки товара.
В электронном письме нет строгих правил форматирования. Главное, чтобы текст легко воспринимался и читался. Но не стоит пренебрегать проверкой текста на ошибки — это проявление вежливости к получателю письма.
Чего не стоит делать в деловом письме
Чтобы поддержать деловой тон и не допустить негативной реакции получателя, не стоит использовать в деловом письме:
- сложные обороты, сленговые выражения и непопулярные аббревиатуры — эти выражения могут быть непонятны для получателя;
- длинные предложения — они рассеивают внимание получателя и мешают сконцентрироваться на главной мысли письма, оптимальный объём — 1 лист А4;
- неформальные обращения, если это не было согласовано с получателем — обращение на “ты” к незнакомому собеседнику может вызвать недовольство или оскорбить его;
- штампы — они снижают смысловую ценность текста и нарушают правило “нейтрального тона” деловой переписки;
- благодарности — фразы, которые предполагают благодарность еще до получения услуги (“заранее спасибо”, “предварительно благодарим за помощь”), могут принять за манипуляцию, а она вызывает только негатив.
Также не стоит писать слишком длинные письма. Лучше кратко и ясно описать свои мысли и запросы, чтобы получатель мог сразу понять, о чем идет речь и быстро дать ответ.
Примеры деловых писем
Давайте рассмотрим три примера деловых письма, которые оформлены в соответствии с правилами официальной переписки.
Исх. №____
Директору [название организации]
от «9» апреля 2023 г. »
ФИО
Уважаемый/ая [ФИО],
Мы рады сообщить Вам, что наша компания запускает новую линейку продуктов в ближайшие несколько месяцев, которая будет включать в себя [описание и перечисление продуктов].
Полагаем, что наши новые продукты могут заинтересовать вашу компанию и целевую аудиторию. Мы готовы предоставить Вам подробную информацию о товарах, включая технические характеристики, цены и условия поставки.
Кроме того, наша компания готова провести презентацию новой линейки продуктов у Вас в офисе или в любом другом согласованном заранее месте. Пожалуйста, дайте нам знать, если Вы заинтересованы в такой встрече.
Мы надеемся на продуктивное сотрудничество и готовы ответить на все Ваши вопросы.
С уважением,
[Имя и должность]
Пример гарантийного письма заказчику от генерального подрядчика.
Исх. №____
Директору [название организации]
от «9» апреля 2023 г. »
ФИО
Уважаемый/ая [ФИО],
[Название организации адресата] подтверждает, что строительные работы по договору [номер и дата договора] будут выполнены в строгом соответствии с требованиями и спецификациями в срок до [дата].
Если в процессе выполнения услуг или работ возникнут какие-либо проблемы или несоответствия, мы обязуемся своевременно информировать Вас об этом и предложить необходимые корректировки.
[Название организации адресата] гарантирует в течение [срок гарантии], начиная с даты завершения работ, исправлять любые дефекты, возникшие в результате работы, за счёт подрядчика.
[Должность сотрудника и название организации адресата]
ФИО
Подпись
Письмо-приглашение.
[Название и данные организации отправителя]
[Адрес]
[Должность и название организации получателя]
ФИО
ПРИГЛАШЕНИЕ
Уважаемый/ая [ФИО],
Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш стенд С-111 на Общероссийской выставке «Название выставки», проведение которой запланировано на [дата] по адресу [адрес].
Мы будем рады видеть Вас в числе наших гостей на презентации инновационного электрооборудования.
Узнать подробности проведения выставки Вы можете по номеру телефона ___ или на официальном сайте ___.
[Должность сотрудника и название организации адресата]
ФИО
Коротко о главном
Деловые письма — неотъемлемая часть официальной корреспонденции. Чтобы письмо было качественным и вызывало доверие у получателя, нужно придерживаться официального стиля и следовать определенной структуре.
Как правило, письмо состоит из шапки, заголовка, обращения, основной части, заключения и подписи. Например, в шапке письма указывают название организации, почтовый адрес, контактные данные, банковские реквизиты, дату и номер письма, чтобы получатель мог понять от кого корреспонденция и куда отправить ответ.
В бизнес-письме не стоит использовать сленговые выражения, сложные обороты, штампы. Такие ошибки ухудшают качество письма. А преждевременные благодарности могут нарушить нейтральный тон деловой корреспонденции. Все высказывания нужно формулировать грамотно, и слова должны соответствовать цели и теме письма.
Правильно составленное письмо поможет добиться поставленных целей, установить деловые контакты и создать положительное впечатление о компании.
