Корпоративная рассылка: как привлечь внимание и повысить вовлечённость сотрудников

Корпоративная рассылка – отличный инструмент для построения коммуникации между компанией и сотрудниками.

Благодаря такой рассылке важная информация передаётся всем адресатам быстро и единовременно. Никакой путаницы и недопониманий не возникает.

Рассылки играют особую роль в формировании лояльности и доверия сотрудников. Они помогают почувствовать себя частью компании, осознать свою роль в ней, проникнуться общими целями и идеалами. А также вдохновляют работать ещё продуктивнее. 

Корпоративные рассылки можно отправлять по email, в WhatsApp или в Telegram. Лучше выбрать один постоянный канал, чтобы сотрудникам было удобно за ним следить. Если вы хотите писать посты и прикреплять к сообщениям фотографии, то используйте Telegram или WhatsApp; но если вашим коллегам привычнее читать электронные письма, то нет никаких проблем с тем, чтобы полностью перейти на email-рассылку.

В этой статье мы дадим вам много советов о том, как сделать рассылку привлекательной для сотрудников. 

Зачем нужна корпоративная рассылка

• Высокий уровень информированности, коллеги всегда в курсе всех новостей.
• В обратной связи сотрудники могут писать свои вопросы и предложения. Обратная связь позволит улучшить рабочие процессы.
• Налаженная коммуникация ведёт к повышению продуктивности, появляются новые идеи.
• Снижение документооборота.
• Экономия времени на совещаниях, ведь сотрудники и так в курсе повестки.
• Возможность влиять на эмоции коллег, рассказывая обо всём с выгодной для вас позиции. Например, если необходимо изменить некоторые бизнес-процессы, нужно преподнести всё так, чтобы специалисты спокойно отнеслись к этим нововведениям и сами захотели внедрить их в свою работу.
• Укрепление чувства единства и сопричастности. В этом плане особенно эффективно работают мотивационные письма от лица главы организации. 
• Повышение мотивации. Пример: можно публиковать благодарности отдельным отличившимся сотрудникам, остальные тоже захотят, чтобы о них написали, и будут работать усерднее.
• Отправка полезных материалов для повышения профессиональных навыков. Ознакомившись с ними, члены команды смогут разобраться с новыми инструментами и повысят продуктивность своей работы. Все отправленные полезные материалы останутся у получателей. Они смогут перечитать их, когда им вновь понадобятся эти сведения.

Какие сообщения обычно отправляют с помощью корпоративной рассылки: о чём писать? 

1. рабочая информация (напоминания о совещаниях, рассказ о новых продуктах, отчёт о результатах месяца и др.)
2. можно делиться новостями и дайджестами, которые близки сфере вашей компании
3. поздравления 
4. опрос/викторина
5. отзывы клиентов о сотрудничестве
6. рассказы о новых сотрудниках
7. информация о любых изменениях
8. рекомендации по саморазвитию и психологии, к примеру, «как защитить себя от выгорания»
9. забавные истории о том, как живёт компания
10. планы на будущее (или, как сейчас любят говорить, «вектор развития»)
11. мотивационные послания

Как сделать корпоративную рассылку успешной: идеи и советы для создания привлекательного контента

• Подумайте: что интересует сотрудников? Без понимания их потребностей вовлекающую рассылку сделать не получится.
• Оформите рассылку в уникальном стиле компании.
• Читать текст должно быть удобно, уделите особое внимание шрифту, визуальное оформление нужно сделать интересным, но уместным.
• Рассылки способны помочь не только увеличить эффективность рабочих процессов, но и укрепить командный дух. Не забывайте отправлять письма о том, что все молодцы и многого достигли.
• Не отправляйте письма слишком часто, иначе сотрудники не будут успевать их читать (или не захотят делать это).
• Если вы используете email-рассылку, не забывайте указывать тему, чтобы все сразу понимали, о чём пойдёт речь. Тема должна быть интересной, но не кликбейтной, иначе популярность ваших писем резко упадёт.
• Следите за регулярностью отправки. Если вы решили отправлять всю информацию таким образом, то важно не отступать от плана и не писать одно сообщение раз в полгода. Иначе ваши сотрудники будут ждать новостей, а те не будут приходить.
• Формат историй всегда заходит на ура. Свяжите несколько ваших посланий одним интересным сюжетом, и тогда за ними начнут следить.
• Автоматизируйте регулярные рассылки (к примеру, для новых сотрудников, которым требуется помощь в адаптации) и больше не тратьте на них время.
• Не забывайте следить за статистикой открытий и переходов, чтобы понимать, какие темы вызывают у ваших коллег наибольший отклик.
• Главный принцип, которого мы придерживаемся, когда пишем что-то для клиентов: показать выгоду, которую они могут получить. С сотрудниками работает всё то же самое. Надо дать им понять, что текст, который они читают, принесёт пользу.
• Экономьте время и силы сотрудников. Пишите кратко и просто, не используйте слишком длинные предложения, избегайте терминов, которые не знакомы большей части вашей аудитории, деепричастные и причастные обороты, которые усложняют чтение, сведите к минимуму.
• Делите текст на небольшие абзацы, выделяйте жирным шрифтом важные мысли, используйте маркированные и нумерованные списки. Структурированный текст читать намного легче.
• Используйте реальные фотографии из жизни компании.
• Старайтесь иллюстрировать то, что хотите сказать. Если есть возможность, превратите текст в инфографику.
• Собирайте обратную связь о том, понравилась рассылка вашим коллегам или нет. Разместите в конце голосование или подключите возможность оставлять комментарии.
• Экспериментируйте с форматами корпоративной рассылки и с тоном, в котором она написана. Иногда использовать шутки, мемы, гифки и эмоджи – отличный ход, чтобы расположить к себе людей.
• Добавляйте интерактивные элементы, например, викторины. 
• Для новичков можно запустить цепочку рассылок о том, как всё устроено в компании, рассказать про её ценности и идеи, о распорядке дня (график, длительность перерывов), о том, к кому можно обратиться за советом (с контактами), о правилах (официальных и негласных). Так вы проявите заботу о подчинённых.
• По сотрудникам можно запускать рассылку с открытыми вакансиями. У них могут быть знакомые, подходящие на эти должности.

Почему корпоративные рассылки от HR лучше других способов связи с соискателями?

Вы часто берёте трубку, когда вам звонят с незнакомого номера? Около 60% людей игнорируют такие звонки. Это неудивительно, учитывая количество спама и мошенничества. 

Некоторые читатели могут возразить: когда человек ищет работу, он будет отвечать на незнакомые номера, так как откликается на вакансии и ждёт, когда с ним свяжутся HR-специалисты. 

Однако реальность такова, что большинство соискателей продолжают игнорировать звонки с незнакомых номеров. Они думают, что работодатели свяжутся с ними через другие каналы коммуникации, и просто пропускают звонки от HR. Отправка сообщений через SMS, Telegram, WhatsApp и Email значительно повысит ваши шансы пригласить кандидата на собеседование.

При поиске кандидатов по холодной базе отправка рассылок будет работать намного эффективнее звонков и других каналов коммуникации. 

Если вы хотите отправить рассылку в мессенджере, то перед отправкой важно провести проверку базы на наличие аккаунтов. Тем у кого нет аккаунтов в каком-либо мессенджере, можно будет автоматически отправить предложения о работе по SMS или Email. Это называется каскадная рассылка, вы можете отправить её через сервис P1SMS.

В рассылку можно также включить несколько этапов допрогрева, чтобы будущие сотрудники точно пришли на собеседование. В одном письме можно рассказать про перспективы роста, в другом – про зарплату, в третьем – про внутреннюю культуру компании. Такой прогрев будущих сотрудников увеличит шансы довести их до собеседования.

Каким организациям обязательно нужна рассылка

• компаниям, филиалы которых находятся в разных городах
• компаниям, в которых много сотрудников (более 50 человек)
• компаниям, которые не хотят тратить время своих сотрудников на бесконечные совещания, на которых будут оглашаться новости 
• компаниям, в которых есть удалённые сотрудники

Как создать корпоративную рассылку

1. Зарегистрировать корпоративную почту (если вы предпочитаете email-письма)
2. Составить «контент-план» и собрать для него информацию
3. Разработать шаблоны
4. Запланировать отправку
5. Собрать обратную связь

Ошибки, которых следует избегать при создании корпоративной рассылки

• Слишком частая или слишком редкая отправка рассылок.
• Игнорирование интересов и обратной связи от целевой аудитории.
• Слишком длинные тексты.
• Никакого визуального оформления.
• Отсутствие чёткого контент-плана.

Коротко о главном

Рассылки станут мощным инструментом в выстраивании коммуникации с вашими коллегами, если вы прислушаетесь к советам из этой статьи. 

Отправка рассылок влияет на атмосферу в коллективе и на продуктивность. Многие компании после запуска рассылок отмечают общее развитие бизнеса. 

Начните внедрять корпоративные рассылки прямо сейчас через сервис для рассылок P1SMS. Мы поможем вам создать эффективную рассылку для сотрудников и добиться высоких результатов.

Понравилась статья? 😉